Jouw gegevens, jouw vertrouwen.

Katrin Delmelle — Vitactief

Praktijk op afspraak: 2900 Schoten

Ondernemingsnummer: BE 1026.047.885

E-mail: katrin@vitactief.be

Ik ben verpleegkundige van opleiding en werk als menopauzeconsulent, leefstijl- en voedingsbegeleider. Als gezondheidszorgbeoefenaar ben ik gebonden door het beroepsgeheim (artikel 458 van het Strafwetboek). Wat je mij vertelt, blijft bij mij.

Heb je vragen over je gegevens? Stuur gerust een e-mail — ik help je graag verder.

Via het contactformulier: je naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel) en je bericht. Ik gebruik die alleen om je vraag te beantwoorden en eventueel een afspraak te plannen. Deze berichten komen in mijn mailbox terecht en worden niet in een databank bewaard.

Via de afspraakpagina: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, het soort afspraak, je voorkeursmomenten en eventueel een korte opmerking. Dat formulier vraagt bewust geen gezondheidsgegevens; daarvoor dient het intakeformulier. Zodra we een tijdstip hebben afgesproken, bewaar ik ook de datum en het uur van de afspraak.

Via het intakeformulier: vóór je eerste afspraak kan je het intakeformulier invullen. Invullen is nooit verplicht, en vragen die je liever overslaat, bespreken we gewoon in het gesprek. Het formulier vraagt naar:

• wie je bent: naam, geboortedatum, burgerlijke staat, beroep, kinderen, je huisarts en je mutualiteit;
• je gezondheid: lengte, gewicht, bloeddruk, slaap, voeding, vertering, medicatie en supplementen, en medische bijzonderheden;
• je gynaecologische voorgeschiedenis: cyclus, bevallingen, anticonceptie, ingrepen, mammografie en uitstrijkje;
• je klachten, waaronder ook klachten rond stemming en spanning, en rond intimiteit en seksualiteit;
• je leefstijl: beweging, roken, alcohol en andere middelen;
• gezondheidsproblemen die in je familie voorkomen.

Dat zijn gezondheidsgegevens, en deels gegevens over je seksleven. De wet noemt dat bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) en beschermt ze extra streng. Ik ga er ook zo mee om.

Voor het contactformulier en de afspraakaanvraag verwerk ik je gegevens om je vraag te beantwoorden en de afspraak te kunnen maken en nakomen (artikel 6.1.b AVG).

Voor het intakeformulier en de begeleiding die erop volgt, steunt de verwerking op diezelfde grondslag, en voor je gezondheidsgegevens specifiek op artikel 9.2.h AVG: verwerking die noodzakelijk is voor het verstrekken van gezondheidszorg door iemand die aan het beroepsgeheim gebonden is. Dat is een steviger en stabielere basis dan toestemming, die je altijd kan intrekken maar die mijn wettelijke bewaarplicht (zie verderop) niet zou kunnen dragen.

Daarnaast vraag ik je bij het versturen van het intakeformulier uitdrukkelijk te bevestigen dat je deze verklaring gelezen hebt en akkoord gaat. Dat is een extra waarborg, geen vervanging van het bovenstaande.

Wil je informatie ontvangen die je zelf hebt aangevraagd, dan gebeurt dat op basis van je toestemming, en die kan je altijd intrekken.

Ik begeleid, ik behandel niet. Ik stel geen diagnoses en schrijf niets voor. Komen hormonale of andere behandelingen ter sprake, dan bespreken we die informatief, en voor de beoordeling, het voorschrift en de opvolging verwijs ik je door naar je huisarts of gynaecoloog.

Je antwoorden op het intakeformulier worden versleuteld bewaard en zijn enkel voor mij toegankelijk, via een apart, wachtwoordbeveiligd scherm. Ze worden nooit per e-mail doorgestuurd: ik krijg enkel een melding dat er een nieuwe intake is binnengekomen, zonder de inhoud ervan.

Voor het technische beheer van de website werk ik samen met Bart Collet (Hyperadvancer). Hij kan bij onderhoud technisch toegang krijgen tot de systemen waarin je gegevens staan, en is daarvoor contractueel tot geheimhouding gebonden. Hij raadpleegt je antwoorden niet. Wil je weten wie je dossier geraadpleegd heeft, dan kan je dat bij mij opvragen.

Ik deel je gegevens niet met je huisarts, je gynaecoloog of om het even welke andere zorgverlener zonder dat jij daar uitdrukkelijk mee akkoord gaat. Ik verkoop je gegevens nooit en gebruik ze niet voor commerciële doeleinden.

Voor de werking van de website doe ik beroep op technische dienstverleners, die uitsluitend op mijn instructie handelen en met wie ik een verwerkersovereenkomst heb:

• Supabase, voor de versleutelde opslag van de intakeformulieren;
• Resend, voor het versturen van e-mails (het contactformulier, de afspraakbevestigingen, en de inhoudsloze melding van een nieuwe intake);
• Cloudflare, voor het draaien en beschikbaar houden van de website.

Je intake-antwoorden worden opgeslagen bij Supabase, op een server in Londen (Verenigd Koninkrijk). Het Verenigd Koninkrijk ligt buiten de Europese Economische Ruimte, maar de Europese Commissie heeft voor het VK een adequaatheidsbesluit genomen: het Britse beschermingsniveau is daarmee gelijkwaardig verklaard aan het Europese, zodat er geen extra contractuele waarborgen nodig zijn voor deze doorgifte.

Voor het versturen van e-mail werk ik met Resend, dat gegevens in de Verenigde Staten verwerkt. Die doorgifte is afgedekt door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en door de certificering van Resend onder het EU-US Data Privacy Framework. De melding die ik van een nieuwe intake krijg, bevat nooit de inhoud van je antwoorden.

Als gezondheidszorgbeoefenaar ben ik wettelijk verplicht je dossier zorgvuldig bij te houden en lang te bewaren. Ik bewaar je intake en de opvolging ervan minimaal 30 jaar na ons laatste contact, zoals artikel 35 van de wet van 22 april 2019 op de kwaliteitsvolle praktijkvoering dat voorschrijft.

Facturen en boekhoudkundige stukken bewaar ik 7 jaar. Berichten via het contactformulier verwijder ik wanneer je vraag is afgehandeld, en in elk geval binnen 2 jaar. Afspraakaanvragen verwijder ik automatisch zes maanden na de afspraak, of zes maanden na de aanvraag als er geen afspraak uit volgde.

Stopt mijn praktijk, dan gaat je dossier naar een collega-gezondheidszorgbeoefenaar die eveneens door het beroepsgeheim gebonden is, zodat de continuïteit van je begeleiding niet in het gedrang komt. Ik breng je daarvan op de hoogte.

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in je dossier en er een kopie van te krijgen. Als patiënt heb je dat recht ook op grond van de wet op de patiëntenrechten, en ik reageer daarop uiterlijk binnen 15 dagen;
• foutieve gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen naar iemand anders;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je toestemming in te trekken waar die de basis was.

Over wissen wil ik eerlijk zijn: mijn wettelijke bewaarplicht gaat hier voor. Zolang de termijn van 30 jaar loopt, mag ik je dossier niet verwijderen, ook niet op jouw verzoek. Wat daarbuiten valt, wis ik wel, en ik leg je altijd uit wat ik bewaar en waarom.

Stuur voor al deze vragen een e-mail naar katrin@vitactief.be. Ik reageer binnen de maand, en voor inzage in je dossier binnen 15 dagen.

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Je intake-antwoorden worden versleuteld opgeslagen, bovenop de versleuteling van de opslagdienst zelf. Ze zijn alleen te lezen via een apart, met een wachtwoord beveiligd scherm, en elke raadpleging wordt geregistreerd. De verbinding met deze website is altijd versleuteld (https). Ik deel gezondheidsgegevens niet per e-mail en bewaar ze niet op mijn telefoon.

Gaat er ondanks alles toch iets mis met je gegevens, dan meld ik dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, en breng ik jou persoonlijk op de hoogte als het incident jou raakt.

Deze website gebruikt geen trackingcookies, geen analysesoftware en geen advertentiepixels. Er is geen Google Analytics, geen Facebook-pixel. De enige cookie die geplaatst wordt, is een technische cookie die mij ingelogd houdt op mijn eigen beheerscherm; die is strikt noodzakelijk en volgt jou niet.

Ik neem geen beslissingen over jou op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering. Elk advies dat je van mij krijgt, komt van mij.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de werking van de praktijk of in de wetgeving. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina.

Laatst bijgewerkt op 6 september 2026.